Jakie są różnice między Office 2021 a Microsoft 365?

Word, Excel, PowerPoint. Na pewno słyszałeś o tych programach. Są one częścią pakietu biurowego marki Microsoft. Ten zaś z kolei dostępny jest obecnie w dwóch wariantach: Office 2021 i Microsoft 365. Czym się różnią oba warianty? Który z nich jest lepszy? Dowiesz się tego z poradnika.

Office 2021 i Microsoft 365. Co to za usługi? Co oferują?

Oba pakiety są produktami biurowymi stworzone przez firmę Microsoft. Można powiedzieć, że są najpopularniejsze na świecie. Zawierają programy do pracy z tekstem, arkuszami kalkulacyjnymi czy prezentacjami, takie jak Word, Excel oraz PowerPoint. Ale również inne aplikacje dla domu i biznesu.

Pakiet Office 2021 to następca Office 2019. Jak wskazuje jego nazwa, powstał w 2021 roku i od tego momentu jest w sprzedaży. Office 2021 chętnie wybierany jest przez użytkowników indywidualnych, do pracy i nauki.

Microsoft 365 to tak samo zestaw programów do pracy biurowej, jednak oprócz tego oferuje wiele innych funkcji i aplikacji. Ten pakiet najczęściej spotkasz w firmach, szkołach, urzędach. Choć nic nie stoi na przeszkodzie, by korzystać z niego także w domu. Gdzieniegdzie spotkasz się jeszcze z nazewnictwem Office 365. Jest to ta sama usługa, jednak od 2020 roku funkcjonuje już jako Microsoft 365.

Choć zarówno Office 2021 i Microsoft 365 oferują zestaw programów do pracy biurowej, to pod pewnymi względami się różnią. Pora przyjrzeć się zatem kwestiom różniącym oba pakiety od Microsoft.

Subskrypcja czy licencja wieczysta? Co lepsze?

Pierwszą i najbardziej znaczącą różnicą jest sposób płatności za Office 2021 i Microsoft 365.

W przypadku Microsoft 365 wykupujesz subskrypcję: miesięczną lub roczną. Czyli opłacasz abonament albo co miesiąc, albo raz w roku. Jak to często bywa z abonamentami za oprogramowanie, płacąc za rok z góry otrzymujesz zniżkę. Subskrypcja Microsoft 365 odnawia się automatycznie, więc żeby z niej zrezygnować, musisz skontaktować się z działem obsługi klienta.

Office 2021 kupujesz tylko raz. W ten sposób nabywasz tzw. wieczystą licencję, z której korzystasz dożywotnio. Po zakupie licencji otrzymujesz link do pobrania pakietu i od razu możesz zacząć go używać. Wcześniej wystarczy tylko założyć darmowe konto Microsoft.

Zakup licencji wieczystej na pierwszy rzut oka wydaje się lepszym rozwiązaniem, ale nie do końca tak jest. Patrząc długofalowo, taka opcja wydaje się być tańsza. Bo płacisz raz na wiele lat, a nie co miesiąc czy co roku.

Ale z drugiej strony, z licencją wieczystą nie masz dostępu do aktualizacji. A dzięki nim Microsoft naprawia błędy w aplikacjach i wprowadza nowe funkcje. Więc po kilku latach Twój Office 2021 może stać się przestarzały, kiedy Microsoft 365 będzie nadążał za zmianami technologicznymi i dodawał ulepszenia.

Oczywiście istnieje sposób, by uaktualnić Office do najnowszej wersji. Polega na ponownym zakupie zaktualizowanego pakietu, w pełnej cenie. Jest to jednak mało opłacalne rozwiązanie.

Office 2021 i Microsoft 365. Ile kosztują?

Oba pakiety Microsoft różni również cena. Wiesz już, że Microsoft 365 działa na zasadzie subskrypcji, a Office 2021 na licencji wieczystej. Jednak ile musisz zapłacić za każdą z tych usług?

Microsoft 365. Ile za zakup subskrypcji?

Koszt zakupu subskrypcji Microsoft 365 zależy od planu. Microsoft 365 oferuje trzy główne plany:

• Do użytku osobistego i dla rodziny
• Do pracy
• Dla instytucji edukacyjnych

Plan pierwszy skierowany jest do użytku domowego. Dostępny jest w dwóch wariantach. Jeden jest przeznaczony stricte dla użytkownika indywidualnego. Drugi to propozycja dla maksymalnie sześciu osób. Więc może z niego korzystać cała rodzina.

Plan Microsoft 365 Family umożliwia pracę na pięciu urządzeniach równocześnie. Koszt Microsoft 365 Family to w rozliczeniu rocznym od 300 zł (dla jednej osoby) do około 450 zł (dla dwóch do sześciu osób). Miesięcznie wychodzi od 30 do 50 zł.

Kolejny plan, przeznaczony dla firm, przedsiębiorstw czy instytucji rządowych, oferuje znacznie więcej możliwości, ale jest też dużo droższy. W planie Microsoft 365 dla przedsiębiorstw płaci się od użytkownika. Więc im więcej osób pracuje w firmie, tym koszt zakupu pakietu Microsoft Office będzie wyższy. Ceny tego pakietu podane są na stronie producenta w euro, zaczynają się już od 10 €.

Co możesz znaleźć w tym pakiecie? Oczywiście klasyczne aplikacje biurowe z funkcjami zabezpieczeń, ale to dopiero początek.

Oprócz nich zyskujesz też biznesową pocztę e-mail z funkcją kalendarza. Dzięki nim umawianie spotkań i przekazywanie informacji w firmie jest zdecydowanie łatwiejsze. A jeśli już o spotkaniach mowa, to w tym planie otrzymujesz też aplikację Microsoft Teams, z którą połączysz się online z pracownikami zdalnymi.

Jedną z ważniejszych funkcji w każdym pakiecie Microsoft 365 jest też OneDrive, czyli wirtualny dysk. Pozwala trzymać dane w chmurze i mieć do nich dostęp na różnych urządzeniach.

A na koniec gratka dla nauczycieli, wykładowców, jak również studentów i uczniów. Czyli ostatni plan przygotowany przez Microsoft. Jest to usługa Office 365 Education, bezpłatna dla instytucji edukacyjnych oraz organizacji non-profit. Jeśli chcesz wiedzieć, czy Twoja placówka kwalifikuje się do tego programu, najlepiej odwiedź stronę producenta.

Za darmo możesz też korzystać z Microsoft 365 z poziomu przeglądarki internetowej. Jedyne, co musisz zrobić, to założyć konto Microsoft, również za darmo. Razem z tym pakietem stworzysz proste dokumenty, arkusze czy prezentacje. Proste, czyli bez smart obiektów, kształtów, wykresów. Jest to opcja dla osób, którzy używają pakietu na własny użytek. Zatem firmy raczej z tego rozwiązania nie skorzystają.

Office 2021. Ile kosztuje licencja wieczysta?

Koszt subskrypcji Microsoft 365 już znasz, zatem pora na Office 2021. Za licencję wieczystą Office 2021 zapłacisz obecnie od około 700 do 2 300 zł. Cena, tak jak w przypadku Microsoft 365, uzależniona jest od wariantów. Jakie warianty oferuje zatem Office 2021? Oto one:

• Office 2021 Home & Student
• Office 2021 Home & Business
• Office 2021 Professional

Ich kolejność nie jest przypadkowa, bo Office 2021 Home & Student jest najtańszy. W tym wypadku kupujesz licencję niekomercyjną. Inwestując w Office 2021 Home & Student zyskujesz pełen pakiet programów biurowych, czyli Word, Excel czy PowerPoint. Nie masz za to programów dla firm, takich jak Outlook, Access, Publisher.

Office 2021 Home & Business oraz Professional to wersje pakietów dla biznesu. Są one też droższe. W ich skład wchodzą praktycznie wszystkie aplikacje do biura od Microsoft (w Home & Business nie ma tylko aplikacji Publisher i Access).

Wszystkie te pakiety nie mają limitów czasowych. Więc nie musisz się obawiać, że za jakiś czas licencja wygaśnie, a Twoje dane zostaną usunięte. Możesz z nich korzystać tak długo, jak chcesz.

Ile osób może korzystać z pakietów Microsoft? Na jakich urządzeniach?

Jeśli chodzi o liczbę i rodzaj urządzeń, na jakich możesz korzystać z pakietu biurowego, to Microsoft 365 zdecydowanie góruje nad Office 2021. Pakiet ten nie jest przywiązany do sprzętu, tylko do konta użytkownika i wykupionego planu subskrypcji. A więc możesz używać go na różnych urządzeniach, typu smartfon czy tablet. Wystarczy, że zalogujesz się na konto Microsoft.

Office 2021 przypisany jest zaś tylko do jednego urządzenia, komputera przenośnego lub PC. To spore ograniczenie. Jeśli kilku domowników chce pracować z dokumentami w Wordzie czy arkuszami w Excelu, to muszą się wymieniać. Producent umożliwia przeinstalowanie pakietu na inny komputer raz na 90 dni. Sprawdza się to w momencie, kiedy kupisz nowego laptopa.

Aplikacje w Office 2021 i Microsoft 365. Który pakiet ma ich więcej?

Pod względem liczby dostępnych aplikacji prym wiedzie Microsoft 365. Już podstawowy pakiet dla osób prywatnych zawiera nie tylko standardowe narzędzia, jak:

• Word
• Excel
• PowerPoint

ale także:

• Outlook
• Teams
• OneNote
• Publisher
• Access

Dwie ostatnie aplikacje dostępne są tylko na PC, ale pozostałe z Microsoft 365 możesz mieć też na tabletach czy smartfonach.

Z kolei Office 2021 w najtańszej wersji nie ma programu Outlook, Publisher czy Access. Te aplikacje pojawiają się dopiero w droższych wariantach, dla firm.

O większości wymienionych aplikacji przynajmniej raz w życiu słyszałeś. Inne mogą wydawać Ci się obce, dlatego przyjrzyjmy się bliżej kilku z nich.

Word, Excel czy PowerPoint to programy od lat obecne w większości biur i domów. Kto nigdy nie pisał w Wordzie albo nie tworzył prezentacji multimedialnej w PowerPoint, niech pierwszy rzuci donglem. Tak naprawdę każda osoba, która do pracy czy nauki potrzebuje komputera, zna te programy bardzo dobrze.

Microsoft Publisher to rozwiązanie, które najlepiej sprawdzi się w dziale marketingu. Z nim możliwe jest tworzenie wszelkiego rodzaju materiałów reklamowych: broszur, newsletterów, plakatów, etykiet. Zapewnia wiele szablonów, wśród których wybierzesz idealny dla swojej marki. Projekty możesz zapisać w formacie DTP, który jest gotowy do druku.

Do tworzenia baz danych przydaje się aplikacja Microsoft Access. Program ten zapewnia bezpieczne przechowywanie informacji, pomaga też je organizować.

Outlook z kolei to narzędzie do wysyłania i odbierania poczty e-mail. Posiada też funkcję kalendarza, w którym możesz planować wydarzenia firmowe czy umawiać spotkania. Oprócz tego atutem Outlooka jest brak reklam, bo program blokuje spam. Dezaktywuje też niebezpieczne linki, próbujące wyłudzać dane czy zainfekować komputer.

Pewnie nie raz słyszałeś określenie: widzimy się na Teamsach. Chodzi tutaj właśnie o komunikator Teams, dostępny w Microsoft 365. Aplikacja ta głównie wykorzystywana jest do wideorozmów. Ale nie tylko. Dużą popularność zdobyła podczas pandemii COVID-19, kiedy wielu pracowników było na home office, a dzieciaki miały naukę zdalną. Jest alternatywą na przykład dla Google Meet i oferuje o wiele więcej możliwości.

Przykładowo, z aplikacją Teams możesz lepiej organizować pracę. Tworzyć tablice z taskami, odhaczać zakończone zadania, nadawać im priorytety. I, co najlepsze, dzielić się zadaniami z osobami z działu. Więc komunikacja w firmie jest dużo prostsza, bez oznaczania każdego po kolei w mailu.

Microsoft 365 - jakie jeszcze rozwiązania zapewnia?

Microsoft 365 to nie tylko narzędzia i aplikacje do codziennej pracy. Oprócz nich pakiet ten może pochwalić się jeszcze kilkoma praktycznymi rozwiązaniami.

Z Microsoft 365 masz aż 1 TB miejsca na dysku w chmurze na każdą osobę. W chmurze tworzy się wirtualna kopia fizycznego dysku wraz z ustawieniami. 1 TB to wystarczająca ilość, by pomieścić całą masę multimediów, zdjęć, filmów, muzyki, nie mówiąc już o plikach tekstowych. Zapełnienie takiego dysku zajmie Ci nawet kilka lat.

Co jeszcze daje przechowywanie plików w chmurze? Najważniejsze to możliwość odzyskania danych. Wyobraź sobie sytuację, że od kilku godzin pracujesz nad tekstem. Na liczniku już ponad 6000 zzs, a tu nagle… system się wysypuje. I oblewa Cię zimny pot, bo zapomniałeś zapisać pliku.

Z dyskiem wirtualnym OneDrive masz opcję autosave, a więc pliki zapisywane są na bieżąco. Nie musisz pamiętać o ciągłym naciskaniu CTRL+S, kiedy coś dopiszesz. A jeśli zdarzy Ci się powyższa sytuacja, plik będzie dostępny na wirtualnym dysku. I nawet jeśli komputer będzie przez jakiś czas niesprawny, to możesz działać z plikiem na innym urządzeniu.

Kolejną rzeczą, którą zyskujesz, wybierając Microsoft 365, jest wparcie techniczne Microsoft. Bez znaczenia, czy napiszesz na chacie, czy zadzwonisz, zawsze otrzymasz pomoc od specjalistów. Masz to zagwarantowane w ramach abonamentu.

Office 2021 - jaką ma przewagę nad Microsoft 365?

Do tej pory z lepszej strony pokazał się Microsoft 365. Oferuje aktualizacje, można go używać na wielu urządzeniach, pozwala na zapisywanie danych w chmurze. Jest jednak jedna rzecz, która przemawia za Office 2021.

Aby korzystać z Office 2021 nie musisz mieć połączenia z siecią. Więc możesz tworzyć dokumenty w Wordzie, Excelu i pozostałych programach offline. Wiadomo - sytuacja, kiedy jesteś poza siecią nie zdarza się często. Ale w razie czego, masz ten komfort, że możesz korzystać z aplikacji nawet nie mając internetu. Wtedy musisz jednak pamiętać o ręcznym zapisywaniu plików.

Z Microsoft 365 sytuacja wygląda trochę inaczej. Jest on oparty na usługach w chmurze, zatem żeby połączyć się z serwerami Microsoft i dyskiem OneDrive, potrzebny jest internet. Na przykład kiedy edytujesz plik, jest on automatycznie zapisywany na wirtualnym dysku. Ale tylko kiedy masz internet. Kiedy utracisz połączenie sieciowe, i w tym czasie coś dopiszesz, to zmiany zostaną zsynchronizowane dopiero po powrocie online. Tak samo nie możesz zmieniać ustawień użytkownika i pobrać aktualizacji, kiedy jesteś offline.

Który pakiet Microsoft wybrać?

Na to pytanie nie ma prostej odpowiedzi. Albo inaczej, odpowiedź brzmi: to zależy. Zależy od tego, do jakich celów jest Ci potrzebny pakiet biurowy. Oraz kto będzie z niego korzystał.

Ponieważ Office 2021 może działać tylko na jednym komputerze Mac lub PC, to jest to mało elastyczna opcja. Na przykład, jeśli studentowi zainstalujesz Office 2021, a on laptopa zabierze do mieszkania, to Ty, by móc pracować w domu, musisz kupić kolejną licencję do stacjonarnego PC. Bez sensu, prawda?

Z kolei Microsoft 365 daje większą swobodę. Dane masz w chmurze, więc możesz je przeglądać w dowolnym miejscu z dostępem do sieci. Możesz również dzielić się plikami z zespołem, udostępniając je online jak Dokumenty Google. I nie musisz używać do tego jedynie laptopa, bo programy te są też w wersji mobilnej, na smartfony.

Największą przewagą Microsoft 365 nad Office 2021 jest dostęp do aktualizacji. Dzięki temu zyskujesz ciągle nowe funkcje i zabezpieczenia. Oprócz tego w razie pytań możesz w każdej chwili zwrócić się do pomocy technicznej. No i Twoje dane przechowywane są na wirtualnym dysku o pojemności 1 TB.

Zatem jeśli weźmiemy pod uwagę elastyczność i nowoczesne funkcje, to wygrywa Microsoft 365. Będzie lepszym rozwiązaniem dla biznesów, którym zależy na skutecznej komunikacji wewnątrz firmy.

Do użytku domowego, napisania wypracowania do szkoły czy pracy magisterskiej wystarczy Ci Office 2021. Tym bardziej, jeśli korzystasz głównie z klasycznych aplikacji, Worda, od czasu do czasu z PowerPointa czy Excela. Kupujesz licencję Office 2021 raz i wystarcza Ci na co najmniej kilka lat. Bo w domu przecież nie musisz mieć ciągle nowych funkcji.

Polecane produkty Microsoft

• Microsoft 365 Business Standard PL
• Microsoft 365 Family PL
• Microsoft 365 Personal PL

Zobacz wszystkie programy biurowe w sklepie TechLord